Cómo justificar una subvención paso a paso

1. Qué significa justificar

Es el último paso del expediente. Usted presenta a la Administración la prueba de que cumplió la finalidad de la ayuda: la inversión está hecha, la actividad se ha realizado y los gastos están pagados. Con esa prueba, el organismo paga la ayuda (o da por buena la que adelantó) y cierra el expediente.

Lo que hay que presentar exactamente lo dice la convocatoria y la resolución de concesión. Lo que sigue son las reglas generales; si la convocatoria dice otra cosa, manda la convocatoria.

2. Las formas de justificar

Modalidad	Qué se presenta
Cuenta justificativa con justificantes de gasto	Memoria de actuación, memoria económica con la relación de gastos, facturas y justificantes de pago. Es la más habitual.
Cuenta justificativa con informe de auditor	Memorias y un informe de un auditor de cuentas que revisa los gastos. Se usa en ayudas grandes.
Cuenta justificativa simplificada	Memorias y relación de gastos; el organismo revisa por muestreo. Solo para subvenciones de menos de 60.000 € cuando la convocatoria lo permite.
Módulos o estados contables	Unidades realizadas a un coste fijado de antemano, o las cuentas de la entidad. Menos frecuentes.

3. Qué gastos se aceptan

• Que respondan a la actividad subvencionada y estén en el presupuesto aprobado.
• Que se hayan hecho dentro del periodo que marca la convocatoria. Ojo con las ayudas que exigen no empezar antes de solicitar (efecto incentivador).
• Que estén pagados antes de que acabe el plazo de justificación. Una factura sin pagar no cuenta.
• A precio de mercado. Si un gasto supera los importes del contrato menor (40.000 € en obras y 15.000 € en otros suministros o servicios, sin impuestos), hay que pedir al menos tres ofertas y justificar la elegida.
• Sin el IGIC cuando lo puede recuperar: los impuestos indirectos recuperables no son gasto subvencionable.

4. Facturas y pagos

• Facturas completas, a nombre de la empresa beneficiaria y con el concepto detallado.
• Pago por transferencia o tarjeta, con el extracto bancario donde se vea el cargo. Los pagos en efectivo entre empresas o profesionales están limitados a 1.000 € por operación, y muchas convocatorias no los admiten.
• Si un pago es parcial o aplazado, solo cuenta lo pagado dentro de plazo.

5. Publicidad de la ayuda

Casi todas las convocatorias obligan a decir que la actividad está subvencionada: logotipo del organismo y, si hay fondos europeos (FEDER, FSE+, PEPAC), el emblema de la Unión Europea en la web, en carteles o en las facturas. No cumplirlo puede suponer una reducción de la ayuda. Haga fotos de los carteles y capturas de la web, con fecha.

6. Plazos y qué pasa si no llega

El plazo lo fija la convocatoria (a menudo, tres meses desde que termina la actividad). Si no presenta la justificación, el organismo le enviará un requerimiento con un plazo improrrogable de 15 días. Si tampoco entonces la presenta, pierde la ayuda y, si se la habían adelantado, tendrá que devolverla.

7. Después de cobrar

• Mantenga la inversión: los bienes subvencionados deben seguir destinados al fin de la ayuda durante el tiempo que marque la convocatoria (con carácter general, cinco años para bienes inscribibles en un registro y dos para el resto).
• Guarde los documentos: la Administración, la Audiencia de Cuentas o la Comisión Europea pueden comprobarlos años después.

Errores que obligan a devolver la ayuda

1. Empezar la obra o comprar el equipo antes de solicitar, cuando la convocatoria lo prohíbe.
2. Pagar fuera de plazo o en efectivo.
3. Cambiar el proyecto (proveedor, ubicación, conceptos) sin pedir autorización antes.
4. No poner la publicidad obligatoria.
5. Vender o dejar de usar el bien antes del periodo de mantenimiento.
6. No estar al corriente con Hacienda, la Agencia Tributaria Canaria o la Seguridad Social en el momento del pago.

En esos casos el organismo abre un procedimiento de reintegro: hay que devolver todo o parte de lo cobrado, más los intereses de demora.

Lista de comprobación antes de presentar

• Memoria de actuación: qué se hizo, cuándo y con qué resultado.
• Relación de gastos con proveedor, número de factura, fecha, importe y fecha de pago.
• Facturas y justificantes bancarios de cada pago.
• Las tres ofertas, cuando correspondan.
• Pruebas de la publicidad (fotos y capturas).
• Certificados de estar al corriente actualizados.
• Otras ayudas recibidas para el mismo proyecto, para comprobar que no se supera el coste.